Notre chroniqueur François Guay, publie mensuellement une chronique sur l'approvisionnement. Voici un des textes particulièrement intéressants.
LE CONTRÔLE DES COMMUNICATIONS
Par François Guay, pgca Spécialiste en approvisionnement
Une gestion efficace de l’approvisionnement implique un travail d’équipe avec les partenaires en amont et en aval de la chaine d’approvisionnement. L’approche traditionnelle qui consiste à considérer les fournisseurs comme des adversaires, qui doivent perdre pour que l’autre partie puisse gagner, est de plus en plus remplacée par une relation collaborative orientée vers la création de valeur. Cette approche conduira, à long terme, l’entreprise vers un avantage concurrentiel. Par contre, ce processus demande une coordination efficace de l’équipe de l’entreprise pour s’assurer que toutes les actions sont orientées dans la même direction. C’est à l’acheteur que revient cette tâche délicate.
La responsabilité de l’acheteur
L’acheteur est responsable d’une grande quantité d’informations névralgiques, que ce soit le plan de production, des contacts chez les fournisseurs, des coûts, de l’inventaire, des tendances du marché, des stratégies à venir, des innovations disponibles, etc. La performance d’un commerce ou d’une usine repose en bonne partie sur ses épaules.
Son rôle l’amène à travailler sur plusieurs fronts en même temps; il doit réduire les coûts et les risques, éliminer les activités sans valeur ajoutée, connaitre et analyser les autres joueurs, les enjeux, les tendances et les caractéristiques de son marché, anticiper les changements et pénuries.
Parmi les pouvoirs de l’acheteur, se trouvent :
- Le choix du fournisseur offrant les meilleures conditions; (prix, délai, qualité, service, soutien technique, etc.);
- Le droit de demander des prévisions d’achats aux départements concernés;
- La possibilité de questionner les spécifications demandées par les utilisateurs internes;
- Faire respecter les politiques et procédures d’approvisionnement;
- Proposer des alternatives aux demandeurs;
- Le contrôle des communications avec les fournisseurs.
Garder le contrôle
Une stratégie régulièrement utilisée par les vendeurs de l’entreprise, est essayer de contourner l’acheteur pour proposer des arguments directement au département technique, au contremaitre, au propriétaire, au chargé de projet ou toute autre personne dans l’organisation qui a un quelconques pouvoir ou influence au niveau de la sélection de produits (back door selling).
Afin de garder un contrôle des stratégies d’approvisionnement en place et un rapport de force avec les fournisseurs - chose qui peut parfois dépendre de petits détails - il est primordial que les collègues, le patron et l’organisation tout entière appuient et supportent les actions et les décisions de l’acheteur.
Préserver le rapport de force
Au niveau de l’organisation, lorsqu’il y plus d’une personne à la table de négociation et que les actions ne sont pas coordonnées, il s’en suit une perte au niveau du rapport de forces. Une stratégie doit donc être élaborée, et le consensus à ce niveau est important, pour préserver non seulement ce fragile équilibre, mais, par ricochet, la crédibilité de l’entreprise.
Il faut donc parler ouvertement de cette problématique à l’interne pour éviter que des situations de perte de contrôle de communications se présentent ou se répètent. Une diffusion du processus de communication officiel auprès de tous les membres de l’équipe impliqués est donc primordiale afin que tous comprennent bien les implications de leurs actions.
N’oubliez jamais que « Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite. » Henry Ford
