Journal Mars 2019

I N FORME A F FA I RE S , L E MENSUE L ÉCONOM I QUE D ’ I C I MARS 2 0 1 9 | P a g e 3 9 Courriels efficaces https://ca.linkedin.com/pub/françois-guay-pgca/54/32b/34b François Guay est diplômé en administration de l’UQAC, il détient un titre professionnel en gestion de la chaîne d’approvisionnement, plusieurs années d’expérience sur le terrain ainsi que de la formation dans des domaines connexes tels : la gestion de projet, les opérations manufacturières (MRP), la logistique, la qualité et la gestion lean (modèle Toyota). François Guay, pgca spécialiste en approvisionnement Notre rythme de travail semble s’accélérer avec les années, on dirait qu’il y a toujours plus de travail à faire, plus d’urgences à s’occuper et plus de communications à gérer. Comme les responsables des approvisionnements reçoivent et envoient eux aussi des dizaines de courriels par jour, voici donc quelques conseils pour rédiger des messages plus efficaces. Chaque courriel mal écrit et conçu fait perdre du temps à une multitude de personnes et cause souvent des effets négatifs (erreur, confusion, mauvaise compréhension, etc.) Alors, prenez quelques secondes de plus pour vous assurer d’envoyer des messages efficients. Avant même de commencer à rédiger, établissez la raison pour laquelle vous écrivez ce message et ce que vous attendez comme résultat. Vous devriez ensuite essayer d’entrer dans les souliers de votre destinataire et vous demander : Est-ce le meilleur moyen d’envoyer ce message ou est-ce qu’une conversation téléphonique ou même une discussion en personne ne serait pas un moyen plus efficace? Chaque communication doit être vue comme une opportunité de construire et de solidifier la relation. Améliorez aussi votre présence sociale en rappelant constamment à l’autre que vous êtes une personne réelle avec des émotions, des ambitions, des sentiments. L’OBJET DU COURRIEL, UN ÉLÉMENT ESSENTIEL L’objet du courriel permet de déterminer rapidement si le courriel est pertinent, de le classer et pouvoir le retrouver rapidement ultérieurement. L’objet spécifie au besoin le projet ou le sujet, les actions et les échéances. En tout temps, l’objet résume le contenu de votre courriel. LE FORMAT DOIT ÊTRE OPTIMAL Avant même de penser au contenu, il faut avoir en tête le format puisque les courriels sont souvent lus sur des appareils mobiles ou via la fenêtre « aperçu »: • Assurez-vous de capter l’attention rapidement avec du contenu important • Utilisez une dizaine de phrases courtes (10 à 15 mots) au maximum. • Optez pour un format avec des puces plutôt que de longs paragraphes Des courriels bien rédigés ressortiront du lot et vont favoriser l’action. RÉDACTION Les courriels ne sont pas des lettres, même si l’entête donne une bonne idée du contenu du message, les premières lignes feront en sorte que le courriel sera lu ou pas. Les gens prendront de 3 à 5 secondes au maximum pour déterminer si c’est important et/ou urgent et le liront en diagonale s’il est trop long. Faites donc en sorte que ce soit facile pour les autres de lire et comprendre votre courriel. Le contenu doit inclure ces 3 éléments et dans cet ordre 1. Émotion : Connectez-vous à eux. Ce sont des êtres humains. 2. Connaissance : Expliquez pourquoi ce courriel est important et/ou urgent. 3. Action : Dites ce que vous attendez d’eux. Si une action est spécifique à une personne ou à un groupe de personnes, indiquez-le Si vous avez de la difficulté à écrire votre courriel en tenant compte de ces règles, c’est un indicateur que vous devriez utiliser une autre méthode soit le téléphone ou la rencontre. Évitez les longues phrases et les mots inutiles. Généralement, vous pouvez enlever près de 60 % des mots dans un texte sans altérer le contenu ou la compréhension. Un bon courriel ne s’écrit donc pas dans une seule passe, il faut souvent relire et vérifier le contenu à quelques reprises avant d’obtenir un résultat vraiment efficace. CONSEILS Si vous avez plus d’un sujet (jamais plus que 3), séparez-les par des sous-titres. Afin d’éviter d’envoyer un courriel que vous n’avez pas relu, attendez à la toute fin avant d’entrer le(s) destinataire(s) UN PETIR TRUC L’utilisation du conditionnel et de verbes d’état (être, paraître, sembler, devenir) dans votre message laisse supposer que vous êtes encore en phase de réflexion. Ce n’est pas une affirmation franche, mais ça laisse croire que vous avez de l’ouverture et que plusieurs options sont toujours accessibles.