La comptabilité, souvent perçue comme une "bête noire" par les entrepreneurs, peut pourtant devenir un allié de taille dès le démarrage. "Si l'entrepreneur se structure tôt du point de vue comptable, ça lui coûtera quelques centaines de dollars pour se démarrer au lieu de quelques milliers pour se démêler", souligne Valérie Dallaire, CPA auditrice et directrice des départements certification et services comptables chez Mallette.
Bâtir une base solide
Cette organisation débute par des bases simples, mais importantes : ouvrir un compte bancaire dédié à l'entreprise, établir une charte comptable claire et choisir un logiciel adapté. "L'idée, c'est d'avoir une structure qui permet un suivi en temps réel, pour détecter les problèmes avant qu'ils ne deviennent majeurs", précise-t-elle. Un outil comme QuickBooks, par exemple, offre une gestion complète des revenus, des dépenses et des comptes à payer, tout en restant accessible aux petites entreprises. Ce logiciel en ligne ouvre également la porte à de l'automatisation lorsque le plan comptable est bien maîtrisé.
Planifier pour réussir
Selon Mme Dallaire, une étape clé souvent négligée est la planification initiale. "Avoir un plan d'affaires et un budget détaillé permet de savoir où l'on va. Est-ce que l'entreprise sera rentable ? Combien faut-il générer pour couvrir les frais ? Ces questions doivent trouver réponse dès le démarrage de l'entreprise, peu importe sa taille." Elle insiste également sur l'importance de suivre les objectifs financiers définis : "Si ce qui était prévu ne correspond pas à la réalité, il faut être capable d'ajuster rapidement", rappelle-t-elle, soulignant que c'est dans ce contexte qu'une comptabilité en ordre peut grandement aider.
Éviter les pièges des taxes et des dépenses
Une autre zone où les entrepreneurs trébuchent souvent : la gestion des taxes. S'assurer que les produits ou services sont correctement catégorisés comme taxables ou non est essentiel, tout comme le choix du mode de déclaration (mensuel, trimestriel ou annuel). "Trop souvent, les gens ne gardent pas l'argent de côté pour les taxes, et se retrouvent en difficulté lorsqu'il faut payer les montants dus une fois rendus à la date butoir de leur déclaration", avertit-elle. Il est également crucial de surveiller ses revenus pour ne pas dépasser le seuil de 30 000 $ annuel, qui oblige les petites entreprises considérées comme de "petits fournisseurs" à s'inscrire aux taxes.
Mme Dallaire met aussi en garde contre les dépenses non admissibles ou mal suivies, comme les frais de représentation ou les déplacements. "Il faut documenter chaque dépense de manière rigoureuse. Des erreurs peuvent coûter cher, surtout lors d'une vérification des autorités fiscales", rappelle-t-elle.
La notion des sous-traitants et employés est une facette à ne pas oublier. " Certains entrepreneurs préfèrent engager des sous-traitants plutôt que d'embaucher, mais il est essentiel de distinguer un travailleur autonome d'un employé. Sans contrôle de ses équipements ou sans qu'il ait de nombreux clients, le sous-traitant pourrait être reclassé comme employé, entraînant des obligations légales et fiscales importantes ", fait savoir la directrice chez Mallette.
L'importance de l'organisation
Un bon classement des dépenses est indispensable pour garder le contrôle. Bien qu'il ne soit plus nécessaire de conserver systématiquement les copies papier des factures, à condition qu'elles soient stockées sur des plateformes infonuagiques (cloud) sécurisées, il reste judicieux de garder une sauvegarde pour éviter toute perte de données. "Les vérificateurs acceptent désormais les documents numérisés ou électroniques, tant qu'ils sont bien organisés et disponibles rapidement. Cependant, il faut conserver les pièces justificatives pendant au moins sept ans - ou une durée plus longue pour d'autres documents, comme l'exige la loi", conclut Mme Dallaire.
