N.D.L.R. : Le texte qui suit fait partie d’un dossier rédigé dans le cadre du cahier thématique dont le thème est : « La Construction, à l’aube des grands projets industriels régionaux » publié dans notre édition du mois de février.
ALMA – Que ce soit, ici ou à l’extérieur, de nombreux projets d’envergure sont en branle. Beaucoup d’appelés, mais peu d’élus auront l’opportunité de faire valoir leur entreprise à travers ces grands travaux. Avant même le premier coup de marteau, il faut maîtriser l’art de bien soumissionner. Nous nous sommes entretenus avec Marc Lepage, président-directeur général du groupe Alco-TMI à ce sujet.
« Tout d’abord, c’est un processus d’analyse. Lorsqu’on regarde un appel d’offres, la première question est : est-ce que j’ai les ressources ? » Comme l’explique Marc Lepage, avant de soumissionner, il faut se poser les bonnes questions. Est-ce qu’on peut supporter financièrement le projet ? Est-ce qu’on remplit les exigences en qualité ? Est-ce que mes employés ont les compétences requises ? « Lorsque l’on soumissionne, on ne doit pas seulement proposer le prix le moins cher. Il faut remettre un échéancier, un montant et un organigramme. De gros clients comme Hydro-Québec ont un droit de regard sur qui est le directeur de projets et l’ingénieur résident. Il n’y a pas que ton prix, il faut que ton personnel se qualifie aussi. »
L’important est de bien saisir l’ensemble des aléas et des critères exigés. Il faut connaitre ses forces et ne pas hésiter à inclure d’autres personnes dans le processus. Si le projet comprend de l’ingénierie, parfois, il faut sous-traiter certaines parties et si le contrat est de grande envergure, la création d’un consortium avec d’autres entreprises sera nécessaire. « Présentement, nous sommes sur un projet pour la Romaine 4. Nous avons formé un consortium (co-entreprise) de trois entrepreneurs. L’un s’occupe de la partie civile, l’autre de l’aspect électrique et nous, de tout ce qui touche la mécanique. De cette façon, nous avons pu soumissionner sur un chantier de cette dimension. Seuls, nous n’aurions pu remplir un tel contrat. »
Une fois les prérequis en ressources humaines atteints, il faut être en mesure de se qualifier à une assurance en cautionnement de projet. Celle-ci est un impératif pour l’obtention de contrat auprès de sociétés publiques et privées. « Une soumission de 60 millions coûte au moins 200 à 300 000 $ aux donneurs d’ordres. Si jamais l’entrepreneur faillit à sa tâche, la firme peut se rembourser ainsi et finir les travaux ». Il n’existe pas de montant fixe de cautionnement pour chacun. C’est un calcul qui se fait sur le risque que représente une entreprise précise sur un projet précis.
Le coût réel de soumissionner
« De gros projets, ça prend des mois à soumissionner et ça demande plusieurs ressources externes. Tout cela a un coût et c’est à l’entrepreneur de débourser ». Tout comme l’explique Marc Lepage, le processus de soumission peut s’avérer coûteux et énergivore. Il est important de bien saisir les risques que cela peut engendrer. « Il est extrêmement dommage et néfaste de passer plusieurs heures à monter un dossier dans le but d’obtenir un contrat pour finalement être déclaré non conforme. »
Pour aider les entrepreneurs dans le secteur privé, on voit de plus en plus des outils de préqualifications. Sous forme de questionnaire fourni par les clients que doivent remplir les entreprises, ces documents aident l’entrepreneur en amont à savoir s’il peut oui ou non se qualifier avant d’entamer des étapes plus coûteuses.
Dans tous les cas, soumissionner n’est pas une mince affaire. Cela demande de la rigueur et, surtout, de bien connaitre ses forces et ses faiblesses. Les erreurs à éviter sont de banaliser les coûts monétaires en temps que cela peut entrainer pour une entreprise ainsi que de ne pas prendre assez de temps pour bien traiter l’information fournie par les clients.
